银行档案整理归档-光伏档案整理——品档星源信息科技(广州)有限公司,是一家集档案信息化解决方案提供、档案整理服务、数字化扫描、档案库房建设等服务的供应商。
档案归档整理过程中存在的不足之处
通过对档案管理工作的实际情况进行分析,可知我国一部分档案管理人员还未能够充分意识到档案管理工作的重要性,并未熟练的、的掌握档案归纳整理技巧。例为明显的问题在于档案管理工作人员对于档案并没有形成一个清晰的、准确的认识,如针对部分篇幅较大的档案,无法确定是应该保留还是删除。这就导致在 档案整理归纳整理过程中保留了大量不必要的文件,从而导致档案存储空间被占用,同时,还投入了档案人员的精力。
档案分类工作存在的不足之处
在档案分类过程中,存在的问题主要表现在未能够充分的、的考虑实际工作的情况,制定科学的、合理的档案分类方案。分类的标准往往交叉使用,导致档案归档存在着非常明显的分散性特征。根据档案管理办法的相关规定,档案归档的分类方式主要可以分为三种:
即保管期限- 年度- 机构、保管期限- 年度- 问题以及保管期限- 年度。但是,在实际的归档过程中,一般采用的方法为级次分类法和收文发文分类法等,这种分类方法缺乏统一性和标准性,将会导致文件检索存在着较大的难度。
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档案的分类技巧
在档案分类过程中,要做到对档案文件的内容有一个大致的了解,紧密结合档案的具体内容保证档案分类的科学性和合理性。在档案工作中,分类是工作内容。档案分类的准确性程度将会直接对档案信息的提供以及档案的利用率带来显著的影响。同时,还需要对分类文件有明确的标识,提高查找的便捷性,推动档案工作的顺利实施和开展。
综上所述,档案工作对于现代社会的发展将会带来的积极的作用,促使人们可以明确未来发展的具体方向。因此,企事业单位必须要加大对档案管理工作的重视程度,采取有效的方式解决档案管理工作中存在的问题,掌握档案管理归档整理分类的技巧,提案 管理工作的成效。
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(一)归档文件“件”的区分与修整
首先是以我为本(以发文单位为主)。凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档,其它单位(包括上级、同级和下级机关)的来文,需要办理的文件(办件)必须归档,重要的文件材料应该归档,阅知类的文件可以不归档。
文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件,
1、文件正本与定稿为一件(重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的,其正本与历次稿包括定稿各为一件)。
2、正文与附件为一件(附件是指附属于正文之后的其他文件材料,作为正文的补充说明或参考材料,如附带的图表、统计数字,正文批准或发布的法规文件等等。一般来说,正文与附件为一件,如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件)。
3、原件与件为一件(对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件),以及使用中出现破损的文件,应后归档。件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些件应与原件作为一件)。
4、转发文与被转发文为一件(转发文与被转发文是一份文件的不同部分,前者往往包括贯彻意见及执行要求,后者则是具体内容,它们在发挥文件效力方面难以分割,因此也应作为一件)。
5、报表、名册、图册等一册(本)为一件(报表、名册、图册等一般每册(本)内容都相对完整,具有独立的检索价值,因此应按照其本来的装订方式,一册(本)作为一件)。
6、来文与复文各为一件(这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述,也包括“去文与复文”,从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等)。
7、请示与批复各为一件。
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以上信息由专业从事银行档案整理归档的品档星源于2023/5/8 20:44:33发布
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